업무 보고서에 대해 다뤄 보도록 하겠습니다. 기본에 충실한 직장인 업무 보고서 작성법은 의외로 무척 간단하며 회사 업무에 있어 핵심 적인 부분이라 하겠습니다. 업무 진행 상황을 정리하고 성과를 평가해 다음에 진행되는 계획을 수립하기 위해 필수적인 단계라고 할 수 있습니다. 시작해 보겠습니다.
상사가 회사에 일하는 한 사람의 능력을 평가하는데 참고하는 것이 바로 업무 보고서라고 할 수 있는데요, 제대로 작성하게 되면 일의 효율성도 높일 수 있고 상사와의 커뮤니케이션에도 도움이 될 수 있습니다.
그러면 업무 보고서 작성 방법의 기본은 무엇일까요?
꼭 알아두어야 하는 부분만 정리해 보도록 하겠습니다.
보고서 작성시 고려해야 할 사항 5가지
1. 보고서의 목적
가장 기본적인 것으로 보고서를 작성하는 목적을 명확하게 알아야 합니다. 여기에서는 구분해 볼 수 있는 목적의 대상은 3가지입니다.
- 업무의 진행 상황
- 성과의 평가 목적
- Plan(계획) 수립
어떤 것을 목적으로 보고서를 작성하느냐에 따라 구성이나 글의 내용과 구조가 달라질 수 있습니다. 이 부분은 가장 기본적인 부분으로 최초 작성 시에 명확하게 구분지어야 합니다.
2. 보고서 제출 대상
내용의 표현 방식에 있어서 이 보고서가 누구에게 가는가?를 알아야 합니다.
왜냐하면 제출 대상에 따라서 글의 표현방식 (구성 방식)이 차이가 날 수 있기 때문입니다. 여기에서는 대상에 따라 3가지로 구분할 수 있습니다.
- 상사
- 파트너(동료)
- 고객
3. 작성 순서 (구성)
보고서 작성 방법의 중요한 부분인 전체적인 구성 부분입니다.
보고서는 체계적이고 논리적이며 객관적인 사실에 입각해 작성되어야 합니다. 글짓기보다는 사실에 입각한 내용을 명시하여 정리해야 합니다.
일반적인 구성은 아래와 같습니다.
- 제목
- 서론
- 본론
- 결론
4. 내용
보고서에 작성되는 내용은 주관적인 생각을 담는 것이 아니라 객관적인 내용을 중점으로 작성해야 합니다. 사설이 포함되거나 개인의 감정표현이 추가되는 것은 좋지 못한 경우이며 이러한 것을 자제하고 명확한 '사실'에 근거하여 작성하는 것이 가장 좋은 보고서 작성 방법이라고 할 수 있습니다.
5. 명확한 전달력
마지막 마무리 방법은 읽는 사람에게 명확하게 그 내용이 전달되도록 작성해야 합니다.
보고서의 가장 중요한 점은 전달받는 대상이 내용을 정확하고 빠르게 이해하는 데 있습니다. 그렇기 위해서는 어려운 용어나 신조어등을 피하고 간결하고 명확한 문장을 사용해 작성해야 합니다.
이해력을 돕기 위해서는 여러 방법들을 활용할 수 있습니다. 주로 보고서 내의 시각적 자료인데요 예를 들면 이러한 것들을 활용하면 보다 전달력 있는 업무 보고서를 작성할 수 있습니다.
- 내용에 따른 시각적 자료인 그래프 (통계)
- 표, 테이블
- 사진
이렇게 해서 간단하게 업무 보고서 작성 방법의 기본이 되는 5가지를 먼저 알아보았습니다. 아마도 회사에 다니는 직장인들은 한 번 이상은 업무 보고 작성의 경험이 있을 테지요.
업무 보고서 작성 시 도움이 될 수 있는 팁도 있습니다.
업무 보고서 작성시 도움 되는 팁(Tip)
마지막으로 처음 보고서를 작성해야 한다면 아래와 같은 팁을 활용해 진행해 보시기 바랍니다. 만약 직장 선배나 먼저 온 동료등의 노하우를 배울 수 있다면 크게 상관은 없을 듯합니다.
좀 더 쉽게 보고서를 작성하기 위해 준비해야 할 것들
1. 보고서 양식 활용
기존의 샘플 양식이 아닌 정형화된 정식 보고서 양식이 있습니다. 이러한 양식을 이용한다면 좀 더 체계적이고 객관적인 보고서를 작성할 수 있습니다.
2. 시각적인 자료 활용
앞서 기본에서도 언급했던 내용인데 여러 시각적 자료를 활용하게 되면 훨씬 더 퀄리티가 높은 보고서를 작성할 수 있습니다.
여기에는 앞에서 다룬 것처럼 그래프나 사진, 또는 표 등을 이용할 수 있습니다.
3. 보고서 디자인 (편집 S/W 활용)
어느 정도 컴퓨터를 다룰 줄 안다면 편집 소프트웨어를 사용해 보고서의 디자인을 바꿔 볼 수 있습니다. 하지만 여기에서 지켜야 할 점은 표준 문서 형식을 그대로 따라야 한다는 것입니다.
디자인을 바꾸더라도 제목과 서론, 본론, 결론의 형식에 맞춰 일관성을 유지해 작성하는 것이 포인트입니다.
다양한 업무 보고서 양식 다운로드 SITE
직장 내에 비치되어 있는 보고서 양식 이외에 인터넷을 통해 무료로 쉽게 다운로드하여 사용할 수 있는 다양한 업무 보고서 양식도 있습니다.
인터넷에서 제공하는 업무 보고서 양식 다운로드 사이트는 대표적으로 몇 군데 예를 들 수 있습니다.
- 네이버 오피스 양식 (Naver Office) - 다양한 업무 보고서 양식 제공
- 구글 문서 (Google) - 제공되는 양삭에 구성을 미리 설정해 활용 가능
- 프리폼 (Freeforms) - 다양한 목적과 내용에 맞는 양식 선택 가능
비교적 디자인이 깔끔하게 제공되는 양식을 선택하는 것이 좋으며 무엇보다도 작성이 편리하고 자신의 직장의 업무 보고서에 잘 어울리고 보고서의 대상과 목적에 적합한 것을 선택해 사용하면 됩니다.
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